Rechnungsdruck
vereinfachen + beschleunigen
Automatisierter Rechnungsdruck von Serviceaufträgen
Heute verraten wir Ihnen, wie Sie in Ihrem esoffice ganz einfach Leistungsartikel für Kilometerpauschalen, Arbeitszeiten o. ä. hinterlegen und Ihrem Personal zuordnen können.
Ihr großer Vorteil:
Sie investieren nur einmal Zeit und profitieren zukünftig bei jeder Rechnungsstellung. Denn haben Sie erst einmal die verschiedenen Leistungsartikel sowie Personalgruppen definiert, erstellt Ihr esoffice automatisch die korrekte Berechnung für den jeweiligen Serviceauftrag. So vereinfachen Sie den Arbeitsablauf enorm und sparen Zeit, die Sie für andere Dinge verwenden können.
So funktioniert's.
Schritt 1: Lohnarten definieren
Zuerst definieren Sie – sofern nicht bereits vorhanden – verschiedene Lohnarten.
Wählen Sie dazu unter "Einstellungen" den Bereich "Buchhaltung" und dann den Unterpunkt "Buchhaltung - Referenzen" aus. Klicken Sie jetzt auf "Arbeitsreferenzen". Nun können Sie über das Plus-Zeichen die gewünschten Lohnarten anlegen. Zum Speichern wie gewohnt das Haken-Symbol anklicken.
Schritt 2:
Leistungsartikel/-gruppen definieren
Wählen Sie unter „Einstellungen“ den Unterpunkt „Artikel“ aus und öffnen Sie den Bereich „Artikel – Referenzen“. Hier haben Sie nun die Möglichkeit, Leistungsartikel oder auch Leistungsartikelgruppen zu definieren. Einfach im jeweiligen Bereich das Plus-Symbol für Hinzufügen klicken und die gewünschten Informationen hinterlegen. Zum Speichern das Haken-Symbol anklicken.
Schritt 3:
Leistungsgruppen hinterlegen
Um zukünftig bei Ihren Kalkulationen auf die definierten Leistungsgruppen zugreifen zu können, hinterlegen Sie zuerst bei Ihren Mitarbeitern die passende Leistungsgruppe. Gehen Sie dafür in den Bereich „Personal“, wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter aus und öffnen Sie die Registerkarte „Details I“. Hier können Sie die gewünschte Leistungsgruppe auswählen.
Anwendungsbeispiel
Ihre Techniker haben einen Serviceauftrag bearbeitet und den dazugehörigen Arbeitsbericht sowie die entstandenen Arbeitszeiten erfasst. Sie möchten diese erbrachten Leistungen nun an Ihren Kunden abrechnen.
Schritt 1: Leistungsartikel übernehmen
Klicken Sie in dem Arbeitsbericht auf den Button "Leistungsartikel" und bestätigen Sie anschließend, dass Sie alle mit "fakturierten" markierten Arbeitszeiten als Leistungsartikel erstellen möchten.
Schritt 2: Kalkulation erstellen
Erstellen Sie nun für den betroffenen Serviceauftrag wie gewohnt Ihre Kalkulation.
Schritt 3: Automatische Berechnung
Da Sie im Vorfeld bereits Leistungsartikel/
-gruppen definiert und diese Gruppen den verschiedenen Mitarbeitern zugeordnet haben, errechnet Ihr esoffice automatisch den korrekten Abrechnungsbetrag.
Schon haben Sie im Nullkommanichts die Rechnung für Ihren Kunden erstellt.
Stand: November 2011
